Prozessoptimierung für Immobilienverwaltungen - inkl. Arbeithilfen online
Effizienz steigern, Profitabilität erhöhen
Zusammenfassung
Effizienz- und Kostendruck in Immobilienverwaltungen führen zum Wunsch nach Veränderungen. Nur wie? Der Autor Jörg Wirtz zeigt Ihnen geeignete Instrumente und Know-how, um Ihre Immobilienverwaltung lohnender zu machen. Er gibt Ihnen Instrumente an die Hand, mit denen Sie aktives Prozess und Qualitätsmanagement betreiben können, zeigt Methoden zur Effizienzmessung auf und erläutert, welche Aufwände zur Einführung und Pflege erforderlich sind.
Inhalte:
Schwierigkeiten und Hindernisse der Effizienzmessung
Methoden zur Effizienzmessung und -verfolgung
Ursachen von Ineffizienten Prozessen
Was ist Prozess- und Qualitätsmanagement (PQM)?
Voraussetzung für die Einführung von PQM
Entwicklung, Umsetzung, Nachhaltigkeit
Durchsetzung der erforderlichen Veränderungsprozesse im Unternehmen
Bewährte Methoden
Arbeitshilfen online:
Best-Practice-Methoden
Arbeitsabläufe und Prozessschritte
Musterprozessabläufe
- 1–12 Titelei/Inhaltsverzeichnis 1–12
- 13–46 1 Einführung 13–46
- 1.1 Hinweise zur Nutzung des Buches
- 1.2 Kosten und Nutzen von Prozessmanagement und Zertifizierung
- 1.2.1 Ineffizienz durch fehlende oder mangelhafte Prozesse
- 1.2.2 Benchmarkgrundlage: der Verwaltungsbestand
- 1.2.3 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess durch Prozessoptimierung
- 1.2.4 Treibende Kraft und Nachhaltigkeit für optimales Prozessmanagement
- 1.2.5 Die Aufwände
- 1.3 Einführung von Prozessmanagement planen
- 1.3.1 Wie machen es andere Branchen?
- 1.3.2 Von produzierenden Betrieben lernen
- 1.3.3 Dokumentationsgrundlage festlegen
- 1.3.4 Aktualisierung sicherstellen
- 1.3.5 Anwendung und Umsetzung sicherstellen
- 1.3.6 Optimierungsmaßnahmen quantifizieren
- 1.3.7 Messen, zählen und wiegen
- 1.4 Prozessmanagement
- 1.4.1 Grundlagen ‒ Theorie ‒ Prozesslandschaft
- 1.4.2 Das sind die Normforderungen an Prozesse
- 1.4.3 Die Prozessdefinition
- 1.4.4 Die SWOT-Analyse
- 1.4.5 Die Prozessdarstellung
- 1.4.6 Exkurs: Digitalisierung
- 47–70 2 Grundlagen 47–70
- 2.1 Die Aufbauorganisation
- 2.1.1 Spezialistentum versus Arbeitsteilung
- 2.1.2 Die Teamstruktur
- 2.1.3 Verantwortlichkeiten und Befugnisse
- 2.2 Die Ablageorganisation
- 2.2.1 Grundprinzipien der Ablage
- 2.2.2 Dokumente versus Aufzeichnungen
- 2.2.3 Rechnungen und Belege
- 2.2.4 Sonstige Ordner und Ablagen
- 2.2.5 Digital und/oder Originale
- 2.2.6 Potenziale ermitteln
- 2.2.7 Außenwirkung optimieren
- 2.3 Die Ablauforganisation (Vorgangsverwaltung)
- 2.3.1 Elektronische Vorgangsbearbeitung ‒ zu wenig unterstützt
- 2.3.2 Papier oder digital?
- 2.3.3 Schritt für Schritt zur digitalen Vorgangsverwaltung
- 71–74 3 Der Kontext der Organisation 71–74
- 3.1 Grundlagen
- 3.2 Interessierte Parteien
- 3.3 Der Anwendungsbereich des QM-Systems
- 75–88 4 Unternehmensführung und Führungsprozesse 75–88
- 4.1 Qualitäts- und Unternehmenspolitik
- 4.2 Qualitäts- und Unternehmensziele
- 4.2.1 Kennzahlen bilden
- 4.2.2 Weniger ist mehr
- 4.3 Der risikoorientierte Ansatz
- 4.3.1 Systematisches Vorgehen
- 4.3.2 Organisation sicherstellen
- 4.3.3 Risiken systematisch ermitteln
- 4.3.4 Risiken bewerten
- 4.3.5 Risiken beherrschen
- 4.4 Gesetzeskonformität sicherstellen
- 89–108 5 Unterstützung und Ressourcen 89–108
- 5.1 Neues Personal einarbeiten
- 5.1.1 Der Personalbedarf
- 5.1.2 Gutes Personal ist schwer zu finden
- 5.1.3 Neuen Mitarbeiter nicht allein lassen
- 5.1.4 Qualitäts- und Prozessmanagement nicht gefährden
- 5.1.5 Die optimale Einarbeitung
- 5.2 Personalqualifikation sicherstellen
- 5.2.1 Weiterbildungsbedarf ermitteln
- 5.2.2 Gesetzlich vorgeschriebene Schulungen
- 5.2.3 Wirksamkeit der durchgeführten Schulungen
- 5.3 Qualität der Nachunternehmer sicherstellen
- 5.3.1 Lieferantenmanagement-System
- 5.3.2 Auftragskategorien
- 5.3.3 Pflege des Lieferantenstamms als Basis
- 5.3.4 Optimierung des Lieferantenmanagements
- 5.3.5 Das Servicecenter
- 5.3.6 Lieferantenqualität überwachen
- 109–224 6 Verwaltungsprozesse 109–224
- 6.1 Verwaltungsanfragen bearbeiten
- 6.1.1 Anfragen erfassen
- 6.1.2 Der erste Termin im Objekt
- 6.1.3 Angebote kalkulieren und erstellen
- 6.1.4 Preis- und Vertragsgestaltung
- 6.1.5 Kapazität beurteilen
- 6.1.6 Verwaltung präsentieren
- 6.1.7 Angebote verfolgen
- 6.2 Ein neues Verwaltungsobjekt integrieren
- 6.2.1 Arbeitspläne einsetzen
- 6.2.2 Objektsteckbriefe ‒ Suchzeiten minimieren
- 6.3 Jahresplanung
- 6.3.1 Schritt 1: Objektliste erstellen
- 6.3.2 Schritt 2: Wesentliche Arbeitsschritte identifizieren
- 6.3.3 Schritt 3: Verantwortlichkeiten zuweisen
- 6.3.4 Schritt 4: Hilfsmittel erarbeiten
- 6.3.5 Schritt 5: Planung durchführen und verfolgen
- 6.3.6 Planung schafft Sicherheit
- 6.4 Post-, Rechnungs- und Vorgangseingang bearbeiten
- 6.4.1 Kanalisierung und zentrale Informationsverarbeitung
- 6.4.2 Optimierung des Mailprogramms
- 6.4.3 Risikofaktor und Effizienzkiller E-Mail
- 6.4.4 Geschäftsführung als »Engstelle«
- 6.4.5 Unzufriedene Kunden sind Chefsache
- 6.4.6 Eingesetzte Technik
- 6.4.7 Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)
- 6.4.8 Optimierungsmöglichkeiten bei der Rechnungsbearbeitung
- 6.4.9 Aktualisierung der Verwaltungsunterlagen
- 6.5 Objektbegehungen
- 6.5.1 Warum und wie oft kontrollieren?
- 6.5.2 Begehungen langfristig planen
- 6.5.3 Kontrollen und Begehungen aufzeichnen
- 6.5.4 Moderne Technik schafft Effizienz
- 6.5.5 Der menschliche Faktor
- 6.5.6 Akquisehinweis: Anwesenheit demonstrieren
- 6.6 Schlüssel bestellen und verwalten
- 6.6.1 Interne Verwaltung von Schlüsseln
- 6.6.2 Ausgabe von Schlüsseln
- 6.6.3 Schlüsselbestellung
- 6.7 (Handwerker-)Aufträge oder Einmalleistungen vergeben
- 6.7.1 Lieferanten auswählen
- 6.7.2 Unabdingbar: Aufträge schriftlich erteilen
- 6.7.3 Objektsteckbriefe anlegen oder Obergrenzen definieren
- 6.7.4 Kapazität prüfen und schriftliche Bestätigung fordern
- 6.7.5 Datenschutz beachten
- 6.7.6 Risiko Gewährleistung
- 6.7.7 Prozessvarianten berücksichtigen
- 6.7.8 Lieferantenleistungen abnehmen
- 6.7.9 Gewährleistungsansprüche erfassen
- 6.8 Hausmeister beauftragen
- 6.8.1 Risiko Arbeitssicherheit
- 6.8.2 Hausmeister ausstatten
- 6.9 Versicherungsfälle bearbeiten
- 6.9.1 Arbeiten zusammenfassen
- 6.9.2 Systematisches Lieferantenmanagement
- 6.9.3 Abtretung der Ansprüche an Handwerker?
- 6.9.4 Rechnungen gesammelt weiterleiten
- 6.9.5 Schadensbearbeitung auslagern
- 6.10 Gewährleistung überwachen
- 6.10.1 Gefahren einer mangelhaften Garantie- und Gewährleistungsüberwachung
- 6.10.2 Professionalität ist gefragt
- 6.10.3 Ansprüche erfassen
- 6.10.4 Ansprüche überwachen
- 6.10.5 Abnahme zum Gewährleistungsende
- 6.10.6 Ansprüche nicht gefährden
- 6.10.7 Ansprüche durchsetzen
- 6.11 Verträge überwachen und Regelleistungen vergeben
- 6.11.1 Situation analysieren
- 6.11.2 Vertragsmanagement von Anfang an
- 6.12 Eigentümerwechsel bearbeiten
- 6.13 Abrechnungen und Wirtschaftsplan erstellen
- 6.13.1 Arbeiten planen und verfolgen
- 6.13.2 Belegprüfung durchführen
- 6.14 Wohnungseigentümerversammlung
- 6.14.1 Wohnungseigentümerversammlung vorbereiten
- 6.14.2 Wohnungseigentümerversammlung durchführen
- 6.14.3 Der Bericht der Verwaltung
- 6.15 Mieterwechsel bearbeiten
- 6.15.1 Die Übersicht behalten
- 6.15.2 Zu berücksichtigende Prozesse
- 6.16 Buchführung/Mahnwesen
- 6.16.1 Automatische Verbuchung und BK-01-Verfahren
- 6.16.2 Dauerauftrag oder SEPA-Mandat
- 6.16.3 Bankdaten importieren
- 6.16.4 Kontierungen
- 6.16.5 Buchungsrhythmus
- 6.16.6 Liquiditätsplanung
- 6.16.7 Mahnungen
- 6.17 Sonstige Verwaltungsaufgaben
- 6.18 Selber machen oder auslagern?
- 6.18.1 Leistungen für das eigene Unternehmen
- 6.18.2 Geeignete Dienstleister
- 6.18.3 Auslagern von Verwaltungstätigkeiten
- 6.18.4 Auslagern von Buchhaltungstätigkeiten
- 225–250 7 Leistung bewerten ‒ kontinuierliche Verbesserung 225–250
- 7.1 Kundenzufriedenheit ermitteln
- 7.1.1 Kundenzufriedenheit messen
- 7.2 Abweichungen und Beschwerden bearbeiten sowie Korrekturmaßnahmen durchführen
- 7.2.1 Abweichungen und Korrekturmaßnahmen
- 7.2.2 Auf Beschwerden reagieren oder: das Beschwerdeparadoxon
- 7.2.3 Daten sammeln
- 7.2.4 Daten bewerten und auswerten
- 7.3 Optimale Prozesse dauerhaft sicherstellen ‒ interne Audits durchführen
- 7.3.1 Audits planen
- 7.3.2 Audits vorbereiten
- 7.3.3 Audits durchführen
- 7.3.4 Audits nachbereiten
- 7.4 Die Wirksamkeit des (QM-)Systems bewerten
- 251–254 8 Anhang 251–254
- 8.1 Übersicht »Dokumentierte Informationen (DI)«
- 255–256 Abbildungsverzeichnis 255–256
- 257–263 Stichwortverzeichnis 257–263
